DataRockie

Excel Table คือเก้าอี้ เอ้ย โต๊ะ เอ้ย Table ถูกแล้ว! 555+

บทความนี้แอดมาสอนวิธีการใช้งาน Excel Table เบื้องต้น และการเขียน Structured References อ้างอิงข้อมูลจากตารางได้ง่ายๆ

ถ้าใครต้องทำงานกับข้อมูลใน Excel เยอะๆ แอดว่า Table ช่วยประหยัดเวลาทำงานได้เยอะเลย ตัวอย่างนี้แอดใช้ Excel 365 [Beta Preview] อัพเดทเดือน ก.ย. 2023 นะครับ

What is Excel Table?

Excel Table คือ data structure เฉพาะในโปรแกรม Excel ที่ใช้จัดการข้อมูลแบบตาราง (structured data) แอดมองว่ามันคล้ายๆกับ data frame ในภาษา R หรือ Pyton

ข้อดีของ table คือมันสามารถเพิ่มลดคอลัมน์ และแถวใหม่ๆได้ง่ายกว่า range ปกติ รวมถึงมี format และการเขียนสูตรแบบ array ที่รันกับข้อมูลใหญ่ๆเร็วขึ้น

ก่อนอื่นมาเช็ค version กันก่อน ถ้าใครยังใช้ Excel ต่ำกว่าเวอร์ชัน 2010 แอดว่าอัพเดทเถอะน๊า 555+ ชีวิตง่ายขึ้นเยอะเลย ถ้าใช้เป็นเวอร์ชัน 365 ได้ยิ่งดีเลย

วิธีสร้าง Excel Table ทำได้ง่ายๆในสองวิธี

1. วิธีแรก คลิกที่ข้อมูลของเราแล้วไปที่เมนู Insert > Table แล้วกด OK

2. หรือวิธีที่สอง กด shortcut CTRL+T พร้อมกัน ง่ายจนงง แล้วกด OK

Excel จะปรับข้อมูลเป็น Table (เหมือน Data Frame) มีการใส่สี Header Row และมีปุ่ม Filter โผล่ขึ้นมาให้เราฟิลเตอร์และเรียงข้อมูลได้ทันที

✅ ถ้ามีการเพิ่ม columns หรือ rows ใหม่ Excel จะ apply format ไปที่ข้อมูลใหม่แบบอัตโนมัติ ช่วยให้การจัดการข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยๆทำได้ง่ายขึ้น

Table Filter & Sort

พื้นฐานการจัดการข้อมูลเบื้องต้นคือการใช้ filter และ sort

คลิกที่ปุ่ม filter จะมีเมนูให้เลือกใช้หลายแบบ จริงๆค่อนข้างครบเลย filter ตัวเลข ข้อความ หรือสีก็ทำได้ (filter by color) รวมถึงการ sort data จากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย

อีกหนึ่งวิธีที่เป็นที่นิยมมากๆในการ filter table คือการใช้ Slicer คลิกที่ตารางของเรา ในเมนูด้านบนหัวข้อ Tools คลิก Insert Slicer

เลือกคอลัมน์ dimension ที่ต้องการมาสร้างเป็น slicer วางไว้ข้างๆ table กดง่ายเลย

Table Format

วิธีการเปลี่ยนสีหรือ format ให้คลิกที่ table แล้วไปที่เมนู Table Design

เราสามารถปรับเปลี่ยน header row, banded rows, banded columns ซ่อนปุ่ม filter หรือแสดงผล total row เช่น ค่า avg, sum, min, max, count ไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อยมือ

Table Formula

💯 มาถึงพาร์ทที่สนุกที่สุดของบทความนี้แล้ว มาลองเขียน table formula เพื่อสร้างคอลัมน์ใหม่ สูตรใน table จะทำงานเหมือน array formula เขียนทีเดียว รันได้ทั้งคอลัมน์ เร็วมาก

Excel ใช้ syntax [@colname] เพื่ออ้างอิงชื่อคอลัมน์ในตารางและ & เพื่อเชื่อม text เข้าด้วยกัน ตัวอย่างนี้แอดเขียนสร้าง google email ให้พนักงานทุกคน

=[@NAME] & "@google.com"

ถ้าชื่อคอลัมน์มี space หรืออักขระพิเศษเช่น _ เวลาเราอ้างอิงชื่อคอลัมน์จะใช้ [[ ]] ซ้อนกันสองชั้น เช่น [@[col name]] ตัวอย่างนี้แอดเขียนสูตรคำนวณอายุพนักงานแต่ละคนใน table

=YEAR(TODAY())-YEAR([@[BIRTH_DATE]])

ถ้าขี้เกียจเขียนสูตรเอง จริงๆเอาเม้าส์ไปคลิกที่ cell ในคอลัมน์นั้นเลยก็ได้ table จะสร้างสูตรให้เราอัตโนมัติ แล้วแอดสอนเขียนเองทำไมเนี่ย 555+ 🤣

Table Name

เราสามารถตั้งชื่อ Table ได้ง่ายๆตรง Table Name

เวลาเขียนสูตรก็อ้างอิงชื่อนี้ได้เลย ปกติแอดชอบตั้งชื่อตารางเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ไม่มี space และชื่อห้ามขึ้นต้นด้วยตัวเลข (อันนี้คล้ายๆการประกาศตัวแปรเวลาเขียน programming)

พอเราตั้งชื่อเสร็จแล้ว ก็สามารถเรียกใช้งานได้เลย แค่พิมพ์ = ตามด้วยชื่อ ตัวอย่างเช่น

=EMPLOYEE

หรือจะดึงออกมาแค่บางคอลัมน์ก็ได้ ใช้ syntax table[column]

=EMPLOYEE[SALARY] * 15%

อันนี้แถม การเขียน structured references สูตรเฉพาะของ Excel Table ใช้ [#ALL] เพื่อดึงทั้ง header และ data ส่วน [NAME]:[SALARY] ใช้ดึงคอลัมน์ name ถึง salary

=EMPLOYEE[[#All], [NAME]:[SALARY]]

ใช้คู่กับ =FILTER() โหดมาก เพิ่งรู้ว่าทำแบบนี้ได้เหมือนกัน 555+

=FILTER(EMPLOYEE[[NAME]:[SALARY]], EMPLOYEE[SALARY]>50000)

✅ ถ้าใครถนัดใช้ Google Sheets จะมีฟังก์ชัน =QUERY() ที่เขียน SQL-Like queries จัดการข้อมูลใน spreadsheets ได้เหมือนฐานข้อมูลเลย select + where ง่ายเหลือเชื่อ

Pivot Table

หนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดใน Excel คือ Pivot Table สำหรับทำ report แบบไม่ต้องเขียนสูตร แค่จับคอลัมน์ dimension กับ measure มาวิเคราะห์ร่วมกันได้เลย

คลิกที่ table ของเราไปที่เมนู Table Design > Summarize with PivotTable

วิธีสร้าง report รูปแบบที่ง่ายที่สุดคือดึงตัวแปร dimension ไปวางที่ช่อง Rows และดึง measure ไปวางที่ช่อง Values ในหน้าต่าง PivotTable Fields ทางด้านขวา

PivotTable จะสรุปผลข้อมูลเป็นรายงานหน้าตาประมาณนี้ (สามารถปรับแต่งได้อีก)

✅ ถ้าข้อมูลใน table มีการเปลี่ยนแปลง เช่น มี records ใหม่ หรืออัพเดท values แค่คลิกที่ปุ่ม Refresh ตัว pivot table จะดึงข้อมูลใหม่มาอัพเดทใน report ทันที

ส่วนตัวแอดชอบฟีเจอร์นี้มาก ไว้ทำพวก automated report ได้สบายๆ ใช้ Excel เป็นเครื่องมือ BI ต่อกับ data sources และทำ report แบบไม่ต้องเขียนโค้ด

อย่าลืมอัพเกรดเวอร์ชันด้วยนะครับ 555+ มาใช้ ver. 365 กันดีกว่าๆ 🤯

From Table to Range

ถ้าเราอยากเปลี่ยน Table กลับไปเป็น Range ปกติ คลิกที่ปุ่ม Convert to Range

จบแล้ว! บทความนี้ได้ความรู้แบบเน้นๆ 😎 Excel มีของดีๆอีกเพียบ ล่าสุดเขียน Python ได้แล้วด้วย ยั๊ง 555+ ใช้ pandas จัดการ data frame ได้หลากหลายแบบเลย

เพื่อนๆที่อยากศึกษาเพิ่มเติม เข้ามาอ่าน official docs ของ Microsoft เรื่อง Excel Tables ได้ที่นี่ ลองใช้ remove duplicates ลบข้อมูลซ้ำ หรือดูเรื่องการเขียนสูตรแบบ structured references ขั้นสูง เฉียบเลย

🍌 สำหรับ data analyst ที่มาสาย Excel แค่ใช้ Table คู่กับ PivotTable + PivotChart ก็ทำงานได้สบายๆแล้ว ยิ่งถ้าโหลดข้อมูลด้วย Power Query เป็นด้วย ไปไหนใครก็รับ 555+

ปล. Excel ในคอมแอดอัพเดทใหม่ เหมือนเค้าจะเปลี่ยน default font เป็น Aptos Narrow กับ theme สีด้วย แปลกตาดี เหมือนจะสวยขึ้นหน่อย 555+